Przewodnik po automatyzacji follow-upów [+ szablony wiadomości]

Automatyzacja follow-upów to prosta droga do celu. Jak często z Twojego doświadczenia klienci mówią „tak" na pierwszym spotkaniu? Ilu odpowiada na pierwszy mail? Pewnie zbyt mało. Automatyczne sekwencje follow-upów najpewniej podniosą Twoją konwersję przy minimalnym koszcie. Jeśli dopiero zaczynasz temat, zajrzyj do naszego przewodnika: czym jest follow-up.

‎

‎

Po co robić follow-up z leadami?

Wyobraź sobie, że Twój najlepszy marketer w pocie czoła generuje 90 leadów i przekazuje je najlepszym handlowcom. Udaje się umówić spotkania z 17 osobami, reszta nie odpowiada. 2 z tych 17 kupują od razu. A co z resztą?

To oczywiste, że pozostałych 15 wymaga follow-upu. Poświęcili już czas na spotkanie i rozważają zakup. Ale 73 leady, które nie odpowiedziały, też nie zasługują na kosz.

Łatwo założyć, że nie są zainteresowane. Tylko dlaczego? Oto kilka możliwych powodów milczenia:

• Twoja wiadomość przyszła, gdy byli w środku czegoś innego.

• Kierują teraz czas i budżet na inne projekty.

• To dla nich duży zakup, więc potrzebują czasu na porównanie opcji, zanim odezwą się do handlowca.

W każdym z tych scenariuszy kilka follow-upów mailowych i telefonów może przynieść Ci nowego klienta. Nie traktuj ciszy jak odmowy. Jeśli będziesz konsekwentny, przynajmniej usłyszysz powód braku zainteresowania. Wtedy odpuścisz leady bez potencjału i zajmiesz się kolejnymi.

Bez follow-upów zostajesz w tyle za konkurencją

Potwierdzają to badania. The Bridge Group opracowała wskaźnik Power Pipeline Score (PPS) mierzący skuteczność zespołów sales development. Ich raport Sales Development Metrics and Compensation z 2016 r. mówi o średnio 8,2 próbach kontaktu na prospekta. W 2021 r. średnia kadencja miała już 10,6 prób.

‎

‎

Ta liczba rośnie z roku na rok, a im więcej razy firma kontaktuje się z prospektem, tym wyższy jej wynik PPS. Innymi słowy: im więcej follow-upów na lead, tym skuteczniejszy proces sales development.

Skoro Twoi najwięksi konkurenci kontaktują się z prospektami 9-12 razy, nie chcesz robić tego samego? Ścieżka zakupowa się wydłuża, więc nie zapominaj o leadach, które mogą zostać klientami za 3 albo 6 miesięcy.

Po co follow-up po wysłaniu oferty?

Jeśli wysyłasz oferty handlowe, follow-up jest obowiązkowy. Załóżmy, że rozmowa z potencjalnym klientem poszła świetnie. Transakcja jest w zasięgu ręki, więc chcesz mieć pewność, że odbiorca otworzy Twoją ofertę. Inaczej czas poświęcony na personalizację pójdzie na marne.

Znowu: brak odpowiedzi to nie odmowa. Użyj oprogramowania do śledzenia ofert, żeby sprawdzić, czy odbiorcy w ogóle mieli kontakt z plikiem. Może się okazać, że część otworzyła, ale nie doczytała. Inni przeczytali każdą stronę uważnie, ale nie odpisali.

Wykorzystaj tę wiedzę do trafnego follow-upu. Niektórzy nie zadadzą dodatkowych pytań, jeśli nie odezwiesz się pierwszy. A gdy zwlekasz za długo, ryzykujesz, że wybiorą inną firmę. Nasz raport o procesie ofertowania w branży fotowoltaicznej pokazuje, że już kilka follow-upów wyróżnia Cię na tle konkurencji.

Co, jeśli nie masz czasu na follow-upy?

Ręczne śledzenie leadów i ofert oraz follow-upowanie zajmuje mnóstwo czasu. Handlowiec czy właściciel firmy - zawsze masz na głowie zadania i okazje. Gdy czasu brakuje, z pomocą przychodzi automatyzacja follow-upów.

Narzędzie takie jak Sellizer automatyzuje i śledzi sekwencje follow-upów, oszczędzając cenne godziny. Po połączeniu z CRM-em wykorzystasz dane kontaktowe, które już masz. Dobrze posegmentuj leady, a Twoje follow-upy będą wymagały tylko odrobiny personalizacji. Jak je zautomatyzować - wyjaśniam w dalszej części.

‎

Gdy follow-upy mailowe przejmie oprogramowanie, zostaje Ci więcej czasu na spotkania, telefony i social media. Dzięki śledzeniu wiesz też, kto otwiera Twoje maile, więc łatwiej zdecydować, z kim kontynuować innymi kanałami.

Które metody follow-upu działają najlepiej?

Skoro o kanałach mowa: jest 5 głównych sposobów na follow-up. Wybór zależy od tego, jak nawiązaliście kontakt, co preferuje prospekt i jak wygląda Twój proces. Follow-up zrobisz przez:

• e-maile,

• telefony,

• SMS-y,

• social media

• albo osobiście.

Trzymasz się jednego kanału? Lepszym pomysłem jest ich mieszanie. Załóżmy, że prospekt nie odpowiedział na pierwszy mail. Wysyłasz drugi - nadal cisza. Teraz możesz odezwać się na LinkedInie albo tam, gdzie jest aktywny. Masz numer? Wyślij SMS z przypomnieniem.

Oczywiście nie rób tego wszystkiego jednego dnia. Rozsądnie jest wykonać 3-5 prób w pierwszym tygodniu, a potem zwolnić, żeby nie być nachalnym.

Nie ma jednej odpowiedzi na pytanie, które metody działają najlepiej. Jeśli nie wiesz, jak i kiedy się odezwać - zapytaj przy pierwszej okazji. Dobra praktyka: kończ każdą rozmowę ustaleniem następnego kroku. Pytanie „Mogę zadzwonić w środę o 15, żeby omówić ofertę?" skłania prospekta do małego zobowiązania i podtrzymuje relację.

Jak pisać skuteczne follow-upy?

Oto garść wskazówek, które pomogą Ci pisać follow-upy niezależnie od historii kontaktu (po spotkaniu czy po samym mailu outreachowym):

• Zacznij od krótkiego tematu, który mówi, o czym jest wiadomość, np. „Informacje, o które prosiłeś".

• Nawiąż do poprzedniego kontaktu, np. „Bardzo miło wspominam wczorajszą rozmowę".

• Bądź uprzejmy, ale unikaj wyświechtanych formułek, które brzmią bezosobowo. „Mam nadzieję, że ten mail zastał Cię w dobrym zdrowiu" dostał już każdy.

• Pisz krótko. Maile na 50-125 słów dostają najwięcej odpowiedzi.

• Jeśli możesz, dołącz spersonalizowane wideo - wyróżnisz się w skrzynce.

• Zakończ wezwaniem do działania, które oddaje piłkę odbiorcy, np. „Daj znać, jak chcesz kontynuować".

Jeśli nie możesz się do kogoś dobić, spróbuj innego momentu. Aplikacja śledząca e-maile podpowie najlepszą porę follow-upu: pokaże, kiedy odbiorca otwierał i odpisywał na Twoje wcześniejsze wiadomości.

Jak zacząć automatyzację follow-upów?

Jednym z narzędzi do automatyzacji sekwencji follow-upów jest Sellizer. Przydaje się do wysyłania ofert i innych plików, obserwowania, co się z nimi dzieje, i follow-upowania na tej podstawie. Oto jak to działa:

‎

‎

Przykładowe szablony follow-upów

Zobaczmy szablony follow-upów w praktyce. Traktuj je jako inspirację do własnych. Niech przebija przez nie osobowość Twojej marki, a odpowiedzi zaczną spływać!

Follow-up #1: po wysłaniu oferty handlowej

Dobra praktyka: follow-up, gdy prospekt nie odpowiada na ofertę w 3-5 dni. Może być potrzebna cała sekwencja, ale każda wiadomość zwiększa szansę na wygraną. Najpierw podziękuj za poświęcony czas i daj znać, że chętnie rozwiejesz wątpliwości.

‎

‎

W powyższym przykładzie handlowczyni Ruby korzysta z wiedzy, że Jack widział ofertę. Nie musi pytać, czy ją przeczytał. Zamiast tego zgaduje, co może wymagać wyjaśnienia (harmonogram projektu), i zachęca Jacka do podania terminu rozmowy.

Skąd ten strzał? Analizując ofertę w Sellizerze, odkryła, że odbiorcy spędzają najwięcej czasu na stronie z harmonogramem. Alternatywa: zrezygnować z automatu i napisać follow-up ręcznie, na podstawie tego, jak z ofertą pracował sam Jack.

A gdyby Jack oferty nie otworzył? Na ten scenariusz Ruby też może przygotować skrypt.

‎

‎

Oba szablony są krótkie i na temat. Wiadomość ma tylko szturchnąć prospekta - dłuższe wyjaśnienia zostaw na spotkanie albo spersonalizowane wideo do oferty.

Chcesz przetestować analizę ofert i automatyczne follow-upy?

‎

‎

Follow-up #2: po spotkaniu handlowym

Pierwsze spotkanie to dopiero początek. Według badań RAIN Group tylko 8% kwalifikowanych szans powstaje podczas pierwszej rozmowy. Jak follow-upować po spotkaniach i demo, żeby utrzymać zainteresowanie? Wysyłaj pisemne podsumowania, które przypominają wartość rozwiązania.

Temat: Świetnie się rozmawiało. Jaki następny krok?

Cześć [imię],

dziękuję za wczorajszą rozmowę o [problem]. Ustaliliśmy, że najlepszym rozwiązaniem będzie [rozwiązanie].

Jak chcesz kontynuować? Jeśli jesteś gotowy, możemy [konkretny następny krok].

Pozdrawiam,
[imię]

Co jest dobrego w tym szablonie? Zapewnia odbiorcę, że handlowiec zrozumiał problem, i przypomina omówione rozwiązanie. Teraz klient może zaakceptować proponowany krok albo zasugerować własny (np. konsultację z innym decydentem).

Follow-up #3: po mailu outreachowym

Przeprowadzasz kampanię outreachową i czekasz na odpowiedzi. A jeśli timing był fatalny i dobrze dopasowani prospekci przegapili Twój mail? Z systemem follow-upów okazje Ci nie uciekną. W tym wypadku wiadomości muszą nieść jakąś wartość.

Temat: Case study o [rozwiązanie]

Cześć [imię],

odezwałem się w zeszłym tygodniu w sprawie wsparcia [firma] w [cel].

W międzyczasie opublikowałem case study pokazujące, jak [firma] osiągnęła ten cel dzięki [rozwiązanie]. Pomyślałem, że problem [problem branżowy] może brzmieć znajomo. Oto jak go rozwiązali: [case study].

Mam nadzieję, że się przyda!

Pozdrawiam,
[imię]

Taki follow-up po braku odpowiedzi zadziała na konkretny segment odbiorców. Nie ruszy tych, którzy nie mają wspomnianego problemu albo już go rozwiązali.

Nadawca zakłada jednak, że część listy się z nim utożsami, więc wysyła case study, o nic nie prosząc. Czy to się zwróci? Jeśli treść jest wystarczająco wartościowa, wygeneruje kwalifikowane leady.

Follow-up #4: po utracie kontaktu z leadem

Ktoś był zainteresowany Twoimi usługami, a potem przestał się odzywać? Zastanawiasz się, jak przypomnieć o sobie bez nachalności. Skoro nie znasz powodu ciszy, obejdź ją bokiem - zapytaj, kto odpowiada za pchnięcie rozmowy dalej.

Temat: Z kim powinienem rozmawiać w [firma]?

Cześć [imię],

rozmawialiśmy krótko o [temat], ale nikt z zespołu się nie odezwał. Jeśli temat jest nadal aktualny, kiedy znajdziesz chwilę na rozmowę?

A może powinienem rozmawiać z kimś innym?

Dzięki za pomoc,
[imię]

Zajęty prospekt szybko przekieruje Cię do właściwej osoby. A jeśli to on decyduje, ale stracił zainteresowanie, taka wiadomość zachęci go, żeby to po prostu powiedzieć.

Follow-up #5: gdy dotychczasowe próby zawiodły

Część osób zignoruje Twoje follow-upy. Spróbuj wtedy innych kanałów. Jeśli nadal nic, wyślij ostatni mail, żeby zamknąć sekwencję uprzejmie i profesjonalnie - i pokazać, że nie chodziło o naprzykrzanie się!

Temat: Ostatnia wiadomość, zanim odpuszczę

Cześć [imię],

próbowałem porozmawiać o [temat], ale bez odpowiedzi. Zastanawiam się, czy nie potrzebujesz pomocy z [temat], czy po prostu to nie jest dobry moment.

Daj proszę znać, żebym więcej nie zawracał Ci głowy.

Pozdrawiam,
[imię]

Ten szablon jest bardzo krótki - każdy znajdzie czas, żeby go przeczytać i odpisać. Chyba że temat naprawdę go nie obchodzi; wtedy lepiej przejść do innych okazji. W automatyzacji ustaw go jako ostatni mail sekwencji, 7-14 dni po poprzedniej próbie.

Zacznij automatyzować follow-upy i domykaj więcej transakcji

Jeśli będziesz konsekwentny w follow-upach, odezwie się wielu ludzi, którzy inaczej nigdy by nie odpisali. To sprawdzony sposób na wzrost konwersji.

Wysyłasz oferty handlowe i chcesz domykać transakcje szybciej dzięki automatyzacji follow-upów? Wypróbuj Sellizera za darmo przez 14 dni.

‎