Jak dystrybutor oprogramowania przestał zgadywać, co dzieje się z ofertą po wysyłce

Kontekst

DPS Software dostarcza zaawansowane rozwiązania CAD/CAM/CAE/PLM dla przedsiębiorstw, opierając przez to swoją sprzedaż o kanał B2B. Oferty są tworzone w różnych wariantach, generowane bezpośrednio z CRM i często dotyczą licencji, wdrożeń oraz usług towarzyszących. Po stronie klienta w proces decyzyjny nierzadko angażuje się więcej niż jedna osoba – od użytkowników końcowych po osoby odpowiedzialne za budżet.

W takim środowisku liczy się nie tylko dobrze przygotowany dokument, ale przede wszystkim wiedza, co dzieje się z ofertą po wysłaniu: kto ją otwiera, kiedy do niej wraca i które elementy naprawdę przyciągają uwagę.

Wyzwanie

Zespół DPS Software mierzył się z kilkoma typowymi dla sprzedaży zaawansowanego oprogramowania problemami:

Brak pewności, co dzieje się z ofertą po wysyłce

Oferty były generowane w CRM i wysyłane mailowo - bez żadnej informacji zwrotnej, czy klient je otworzył, komu je przekazał, czy coś go w nich zatrzymało. Follow-upy były realizowane „na oślep”.

Trudność w dobraniu właściwej strategii rozmowy

Każda oferta składała się z wielu wariantów. Handlowcy nie wiedzieli, który z nich klient faktycznie czyta i nad czym spędza najwięcej czasu, przez co rozmowy po wysyłce zaczynały się od szerokiego briefu zamiast konkretów.

Brak sygnałów z komitetu decyzyjnego

W dużych organizacjach dokumenty krążą między działami. Zespół DPS Software nie widział, kto poza głównym kontaktem czyta ofertę ani jak szeroko została przekazana.

Ryzyko wykonywania „pustych” follow-upów

Handlowcy często dzwonili, by zapytać: „czy udało się zapoznać z ofertą?”. Często za wcześnie lub… za późno.

Rozwiązanie

DPS Software włączył Sellizera do procesu wysyłki ofert i materiałów. Zespół korzysta z wtyczki do Outlooka, więc może śledzić zachowanie klientów bez zmiany narzędzia, w którym pracuje na co dzień.

Kluczowe funkcje Sellizera, z których korzysta zespół:

Analityka sekcji i czasu czytania

Sellizer pokazuje, ile czasu klient spędził na danej stronie oraz które warianty oferty naprawdę przejrzał.

Dzięki temu:

• rozmowy są bardziej konkretne,

• handlowiec dobrze wie, jaki wątek podjąć w pierwszej kolejności,

Wgląd w komitet decyzyjny

Forwardy, powroty, czas czytania - widać, że oferta faktycznie "żyje" i krąży między działami. To pomaga DPS lepiej zaplanować kolejne kroki i ocenić, na ile temat realnie się posuwa do przodu.

Lepszy timing follow-upów

Pani Aleksandra ma własną rutynę:
jeśli klient otworzył ofertę - dzwoni po 1–2 godzinach, dając mu czas na zapoznanie się z dokumentem.
Follow-up staje się naturalną kontynuacją działania, nie „przypominajką”.

Dezaktywacja linku

Możliwość wygaszania linku okazała się szczególnie praktyczna w sytuacjach, gdy oferta straciła ważność lub w dokumencie należało szybko coś poprawić. Dzięki temu zespół może natychmiast wycofać nieaktualną wersję i wysłać poprawioną.

Efekty

Po wdrożeniu Sellizera praca handlowców DPS Software stała się bardziej poukładana i przewidywalna.

1. Koniec zgadywania - realne sygnały zamiast intuicji

Zespół widzi, czy klient otworzył ofertę, do czego wraca i jak długo czyta konkretne sekcje. Follow-upy stały się krótsze, trafniejsze i bardziej merytoryczne.

2. Lepsza priorytetyzacja pracy

Handlowcy wiedzą, którym sprawom warto nadać bieg, a które odłożyć.
Jeśli oferta nie jest otwierana - to sygnał, by zareagować szybciej.
Jeśli widać intensywne powroty - to znak, że proces się „rozgrzewa”.

3. Rozmowy szyte na miarę

Dzięki wglądowi w sekcje oferty, które przyciągnęły uwagę:

• handlowcy zaczynają rozmowę od tematów, które klient faktycznie czytał,

• oszczędzają czas swój i klienta,

• szybciej przechodzą do decyzji.

4. Mniej pustych kontaktów

Nie ma już telefonów typu „czy miał Pan/Pani czas zapoznać się z ofertą?”.
Handlowiec dzwoni z pełnym kontekstem - i tylko wtedy, gdy ma to sens.

5. „Radar reaktywacji” - powroty po czasie

Gdy klient wraca do oferty po miesiącach (np. przed końcem subskrypcji), zespół DPS dostaje sygnał, że warto na nowo podjąć temat.
To pomaga odzyskiwać stare szanse i lepiej planować pipeline.

„Nie wyobrażam sobie pracy bez Sellizera. Widzę, kto pracuje z ofertą, kiedy wraca i które sekcje mają znaczenie. Dzięki temu wiem, jak poprowadzić rozmowę i kiedy wrócić do klienta.”
— Aleksandra, DPS Software

Dla kogo podobny scenariusz?

To podejście szczególnie sprawdzi się w firmach, które:

• wysyłają oferty w wielu wariantach (np. licencje, moduły, wdrożenia),

• działają jako dystrybutorzy oprogramowania lub dostawcy rozwiązań IT dla biznesu,

• mają złożone procesy decyzyjne po stronie klienta,

• obsługują duże firmy B2B i pracują na pdf-ach generowanych z CRM,

• chcą widzieć „czy oferta żyje” i zareagować w idealnym momencie,

• chcą uniknąć pustych follow-upów i skrócić drogę od wysyłki do rozmowy.

Sellizer pozwala zamienić zgadywanie na sygnały, a sygnały na wygrane - bez zmiany narzędzi w codziennej pracy.