GMSystem - Case study

Kontekst

GMSystem sprzedaje i wdraża zaawansowane systemy wspomagania projektowania CAD. Cykl sprzedaży takich rozwiązań zazwyczaj trwa od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy. Oferta w formie PDF, przygotowywana indywidualnie dla każdego klienta, może dotyczyć zarówno wdrożenia, jak i aktualizacji do nowszych wersji oprogramowania.

Produkty te wiążą się z istotnym nakładem finansowym i długoterminowym wpływem na procesy projektowe. Dlatego każda oferta wymaga nie tylko starannie dopracowanej treści, ale też świadomego prowadzenia klienta przez kolejne etapy – od pierwszego zapoznania się z dokumentem aż po ostateczną decyzję „tak”.

Wyzwanie

Przy takim charakterze sprzedaży, dział handlowowy GMSystem stanął przed kilkoma konkretnymi problemami:

Brak pewności, czy oferta w ogóle dotarła

Zdarzały się sytuacje, w których oferta „ginęła” w skrzynce - wpadała do spamu albo była wysyłana na błędny adres. Doradca handlowy nie miał jak tego zweryfikować, poza kolejnymi telefonami i mailami.

Trudność w dobraniu właściwego momentu na kontakt

Przy długich cyklach sprzedaży i dużej liczbie ofert trudno było wyczuć, kiedy klient faktycznie wraca do dokumentu i jest gotowy na dalszą rozmowę. Follow-up często był wykonywany „na wyczucie”.

Brak kryteriów do priorytetyzacji pracy konsultantów

Zespół nie widział, które szanse sprzedażowe są realnie „żywe”, a które utknęły. Choć wszystkie oferty z pozoru wyglądały podobnie, poziom zaangażowania klientów mocno się różnił.

Ograniczony wgląd menedżerów w jakość ofert i aktywność zespołu

Menedżerowie widzieli liczbę wysłanych ofert, ale nie mieli danych, jak klienci faktycznie z nimi pracują. Trudno było wyciągać wnioski, co działa, a co wymaga poprawy.

GMSystem potrzebował więc narzędzia, które pokaże, co dzieje się z ofertą po kliknięciu „wyślij” – i przełoży te informacje na konkretne działania doradców handlowych. 

Rozwiązanie

GMSystem wdrożył Sellizera jako standardowy sposób wysyłki ofert – zespół korzysta z wtyczki do Outlooka, dzięki czemu wysyłka nie wymaga zmiany codziennych przyzwyczajeń.

Kluczowe elementy rozwiązania:

Alerty o otwarciu

Konsultant otrzymuje powiadomienie, gdy klient otwiera ofertę. To naturalny sygnał, że warto zadzwonić czy zaproponować spotkanie dokładnie wtedy, gdy dokument jest „na tapecie”, a nie kilka dni później.

 

Czas i powroty do konkretnych sekcji

Sellizer pokazuje, które strony i fragmenty oferty najbardziej angażują odbiorcę i do czego wraca. To daje doradcom konkretny punkt wyjścia do rozmowy.

Monitoring otwieralności

Brak otwarcia oferty w ciągu określonego czasu sygnalizuje potencjalny problem: błędny adres, spam lub brak zainteresowania. Zespół może szybko zareagować, zamiast czekać tygodniami.

Raporty dla menedżerów

Menedżerowie otrzymują wgląd w to, ile ofert jest wysyłanych, ile jest otwieranych, jaki jest poziom zaangażowania w treść i jak wygląda aktywność poszczególnych konsultantów. Dzięki temu łatwiej wyciągać wnioski i ulepszać standardy ofertowe.

„System jest genialny - widzimy, czy klient otworzył ofertę i co z nią robi. Wcześniej nikt nie wiedział, kiedy i co dotarło. Sellizer daje nam realną ocenę poziomu zainteresowania klienta i porządkuje pracę zespołu.”
— Zespół GMSystem

Efekty

Po wdrożeniu Sellizera proces ofertowania w GMSystem stał się bardziej przewidywalny i oparty na danych. Oto kilka efektów, jakie przyniosło włączenie narzędzia do codziennej pracy zespołu:

Lepsza priorytetyzacja pracy doradców handlowych.

Zespół skupia się na tych szansach sprzedaży, gdzie widać realne zaangażowanie - powroty do oferty, dłuższe czytanie kluczowych sekcji - zamiast traktować każdą szansę z równym potencjałem.

Szybsze i lepiej dopasowane follow-upy

Kontakt z klientem następuje w momencie, gdy ten faktycznie pracuje z ofertą. Zamiast „przypominam się” pojawia się rozmowa osadzona w kontekście: konsultant wie, że klient właśnie analizował np. warunki licencji lub zakres wdrożenia.

Koniec zgadywania, czy oferta dotarła

Wdrożeniowcy od razu widzą, czy oferta została otwarta. Mniej jest „pustych” działań - wielokrotnych sprawdzeń i maili, które nie wnoszą wartości

Lepsze zarządzanie sprzedażą

Raporty z Sellizera pomagają menedżerom podejmować decyzje: w jakich obszarach warto poprawić treść ofert i które działania konsultantów przynoszą najlepsze efekty.

Dla kogo podobny scenariusz?

To podejście szczególnie sprawdzi się u firm, które:

• sprzedają szkolenia, oprogramowanie lub inne rozwiązania o wysokiej wartości,

• działają w modelu wielostopniowych decyzji po stronie klienta (kilku decydentów, komitet zakupowy),

• wysyłają sporo ofert PDF, ale dziś nie mają wglądu, co dzieje się z nimi po wysyłce,

• chcą, aby konsultanci opierali się na konkretnych sygnałach z zachowań klientów, a nie wyłącznie na przeczuciu.

W takich przypadkach Sellizer pomaga zamienić „wysłaliśmy ofertę i czekamy” na świadome zarządzanie kolejnymi krokami w procesie sprzedaży.