Mutual action plan: wspólny plan działań z klientem i szablon do skopiowania

Prezentacja poszła dobrze, klient poprosił o ofertę i przez trzy tygodnie cisza. Zwykle nikt nie jest przeciw. Prawnik jeszcze nie dostał umowy, osoba od budżetu jest na urlopie, a dział IT chce wypełnionej ankiety bezpieczeństwa, o której nikt wcześniej nie wspomniał. Mutual action plan, czyli wspólny plan działań z klientem, zbiera te kroki na jednej stronie, zanim któryś z nich zatrzyma transakcję.

Co to jest mutual action plan

Mutual action plan to dokument, który sprzedawca i klient uzgadniają razem. Zaczyna się od tego, co klient chce osiągnąć i do kiedy. Potem są wszystkie kroki, które do tego prowadzą: spotkania, przeglądy, zgody, podpis i start wdrożenia. Przy każdym kroku stoi konkretna osoba, a wiele z nich pracuje po stronie klienta.

To właśnie ta część sprawia, że plan jest wspólny. Prognoza handlowca mówi: „zamykamy w marcu”. Mutual action plan mówi, że dział prawny klienta przegląda umowę w tygodniu od 10 marca, a dyrektor finansowy zatwierdza budżet do 14., i klient zgodził się na oba terminy. Spotkasz też nazwę mutual close plan. Chodzi o to samo. Polskiej nazwy w praktyce się nie używa, w zespołach sprzedaży mówi się po prostu MAP.

Co powinien zawierać mutual action plan

Dobre plany są krótkie. Większość mieści się na jednym ekranie i ma tych samych sześć części.

• Cel i termin. Jedno lub dwa zdania o tym, co klient chce zmienić i do kiedy, jego słowami. Wszystkie inne daty planujesz wstecz od tej jednej.

• Ludzie po obu stronach. Kto decyduje, kto podpisuje, kto sprawdza umowę, kto prowadzi wdrożenie. Nowa osoba w zespole klienta to krok, którego nie było w planie.

• Kroki z osobą i terminem. Serce planu. Krok bez właściciela po stronie klienta prawie zawsze się przesunie.

• Dokumenty do każdego kroku. Oferta, cennik, ankieta bezpieczeństwa, umowa. Podlinkuj je przy kroku, w którym są potrzebne.

• Otwarte ryzyka. Co może zatrzymać zakup: konkurencyjny projekt, zamrożony budżet, brak integracji. Zapisane ryzyko obie strony mogą rozwiązać wcześniej.

• Co po podpisie. Spotkanie startowe, wdrożenie, pierwszy efekt, na który czeka klient. Łatwiej podpisać, kiedy widać, co będzie dzień później.

Szablon mutual action planu

Skopiuj tabelę do wspólnego dokumentu albo arkusza i dopasuj kroki do swojego procesu sprzedaży. Poniższe kroki pasują do typowej sprzedaży oprogramowania B2B. Daty celowo zostały puste: każdą liczysz wstecz od terminu wdrożenia u klienta.

Na górze dopisz cel i datę startu, a na dole krótką listę otwartych ryzyk. W kolumnie statusu pisz konkretnie: „czekamy na dział prawny od 3 marca” mówi obu stronom więcej niż „w toku”.

Jak przygotować plan razem z klientem

1. Najpierw zapytaj o termin. Po pierwszej albo drugiej rozmowie zapytaj, na kiedy klient potrzebuje rozwiązania i co się stanie, jeśli go nie będzie. Bez daty nie ma czego planować.

2. Zrób szkic sam i nie dopieszczaj go. Wpisz kroki, które znasz z podobnych transakcji, a nazwiska i daty po stronie klienta zostaw puste. Niedokończony plan zachęca do poprawek, wypolerowany wygląda jak umowa do podpisania.

3. Uzupełnijcie luki razem. Przejdź przez plan na rozmowie z osobą kontaktową. Zapytaj, kto u nich robi każdy krok i ile zwykle trwa przegląd prawny albo zakupy. Te odpowiedzi to najcenniejsza część planu.

4. Wyślij jeden link i poproś o przekazanie dalej. Osoba kontaktowa udostępnia plan u siebie w firmie. Kiedy plan zaczynają otwierać ludzie, których nie znasz, transakcja dotarła do osób, które decydują.

5. Wracaj do planu na każdym spotkaniu. Zaczynaj rozmowę od planu: co ruszyło, co się przesunęło i dlaczego. Zmiana daty jest w porządku, jeśli obie strony zgadzają się na nową.

Kiedy mutual action plan to za dużo

Plan kosztuje czas po obu stronach i przy wielu transakcjach to więcej procedury, niż potrzeba. Odpuść go, gdy:

• ofertę czyta i decyduje jedna osoba, na przykład właściciel małej firmy,

• wysyłasz wyceny standardowych produktów, a decyzja zapada w kilka dni,

• nie potrafisz wskazać co najmniej dwóch osób i trzech kroków po stronie klienta,

• klient nie ma terminu ani powodu, żeby kupić teraz. Plan go nie stworzy.

Wtedy to samo załatwią jasna oferta, śledzony link i dobrze zaplanowany follow-up: widzisz, kiedy klient otworzył ofertę, i dzwonisz, póki ma ją świeżo w głowie. A gdy transakcja rozrośnie się do kilku osób decyzyjnych i tygodni przeglądów, plan często trafia do digital sales roomu, czyli jednej wspólnej strony z plikami i krokami.

Po czym poznać, że klient korzysta z planu

Jeśli plan aktualizujesz tylko Ty, niewiele mówi o kliencie. Dobre znaki:

• klient dopisuje osoby albo kroki, o których nie wiedziałeś,

• gdy termin się przesuwa, klient mówi dlaczego („prawnik ma urlop w przyszłym tygodniu”),

• plan albo ofertę otwierają nowe osoby z firmy klienta,

• osoba kontaktowa sama mówi na rozmowie o konkretnym kroku albo terminie.

Zły znak to terminy, które mijają bez odpowiedzi, i plan otwierany tylko przez jedną osobę. Zwykle oznacza to, że transakcja nie dotarła do tych, którzy decydują. Jak wygląda proces decyzyjny po stronie klienta, opisujemy w słowniku sprzedaży.

Gdzie pomaga Sellizer, a gdzie nie

Sellizer to oprogramowanie do śledzenia ofert. Nie ma funkcji mutual action planu ani wspólnej strony transakcji, więc sam plan trzymasz w dokumencie, arkuszu albo narzędziu do digital sales roomów. Sellizer pokazuje za to, co dzieje się z dokumentami, od których plan zależy:

• ofertę, plan i inne pliki wyślesz razem, jako jedną ofertę z maksymalnie 10 plików PDF,

• dostajesz SMS przy pierwszym otwarciu i widzisz czas na każdej stronie, więc wiesz, czy właściciel budżetu przeczytał cennik,

• wskaźniki zaangażowania podpowiadają, do kogo zadzwonić najpierw, a automatyczne follow-upy wychodzą, gdy nikt oferty nie otwiera.

Jeśli potrzebujesz planu, czatu i e-podpisu na jednej wspólnej stronie, wybierz narzędzie do digital sales roomów, a Sellizera zostaw do ofert. Plany i ceny znajdziesz w cenniku.