Follow-up po wysłaniu oferty: 8 gotowych maili na różne sytuacje

Oferta poszła w poniedziałek, jest czwartek i cisza. Masz już na końcu języka „czy oferta dotarła?”. Zanim to wyślesz, sprawdź, co klient z nią zrobił. O ofercie, której nikt nie otworzył, przypomina się inaczej niż o takiej, którą klient czytał trzy razy albo przesłał do księgowości. Poniżej osiem gotowych maili, każdy do innej sytuacji, i prosty harmonogram na wypadek, gdy nic nie widzisz.

Zanim napiszesz, sprawdź, co klient zrobił z ofertą

Follow-up działa najlepiej, gdy odpowiada na pytanie, które klient ma właśnie teraz. Najlepszą wskazówką jest to, jak obchodzi się z ofertą. Te sygnały warto sprawdzić:

Słowo o śledzeniu otwarć maili: piksel, który zgłasza „mail otwarty”, jest zawodny. Wiele programów pocztowych go blokuje, a skanery bezpieczeństwa uruchamiają go bez udziału człowieka. Oferta wysłana jako śledzony link pokazuje prawdziwe czytanie: które strony, jak długo i ile razy. Na takich danych opiera się tabela powyżej. Jeśli masz tylko piksel, traktuj go jak podpowiedź i korzystaj z harmonogramu niżej.

Gotowe maile z przypomnieniem o ofercie

Uzupełnij fragmenty w nawiasach. Każdy mail wysyłaj jako odpowiedź w wątku z ofertą, żeby klient miał ją pod ręką. Zwroty „Państwo” pasują do większości firm; jeśli jesteście na ty, zmień je bez wahania.

1. Klient nie otworzył oferty

Wyślij po dwóch dniach roboczych bez otwarcia. Ułatw znalezienie oferty i daj jeden powód, żeby ją otworzyć.

2. Otworzył raz i od razu zamknął

Wyślij następnego dnia roboczego. Krótkie otwarcie to zwykle rzut oka na kwotę, więc wskaż miejsce, które ją uzasadnia.

3. Długo czytał cennik

Wyślij tego samego albo następnego dnia. Długie czytanie cen to zwykle pytanie o cenę. Odpowiedz, zanim klient je zada.

4. Wracał do oferty kilka razy

Wyślij po drugim albo trzecim otwarciu. Powroty często oznaczają porównywanie ofert albo przygotowania, żeby pokazać ją komuś w firmie. Daj to, co ułatwi tę rozmowę.

5. Ofertę otworzył ktoś nowy

Wyślij, gdy widzisz nowego czytelnika albo nową lokalizację. Oferta najpewniej trafiła do osoby, która zatwierdza budżet. Nie wspominaj o śledzeniu, tylko zaproponuj pomoc w tej rozmowie.

6. Przeczytał całą, a potem cisza

Wyślij mniej więcej tydzień po ostatnim czytaniu. Zainteresowanie było, coś innego wstrzymało sprawę. Zapytaj o dalsze kroki po stronie klienta. O decyzję jeszcze nie pytaj.

7. Pobrał albo wydrukował ofertę

Wyślij tego samego dnia. Wydrukowana albo pobrana oferta często idzie na spotkanie. Daj klientowi łatwy sposób, żeby zaprosić Cię do rozmowy.

8. Brak odpowiedzi mimo przypomnień

Wyślij mniej więcej dwa tygodnie po ofercie, gdy dwa przypomnienia zostały bez odpowiedzi. Uprzejmie zamknij wątek i zostaw otwartą furtkę. Na taki mail klienci często odpisują, choć na poprzednie nie odpowiedzieli.

Kiedy zadzwonić zamiast pisać

Maila łatwo zignorować. Telefon sprawdzi się lepiej, gdy:

• klient czyta ofertę właśnie teraz albo czytał ją w ciągu ostatniej godziny,

• otworzył ją trzy razy lub więcej i nadal nie odpisał,

• kontrakt jest na tyle duży, że dziesięć minut rozmowy jest warte więcej niż najlepszy mail,

• dwa przypomnienia zostały bez odpowiedzi, a oferta wciąż jest otwierana.

Zacznij rozmowę od konkretu z oferty: „Dzwonię zapytać, czy termin dostawy z drugiej strony oferty Państwu pasuje”. Pytanie, czy dotarł mail, do niczego nie prowadzi.

Gdy nic nie widzisz: prosty harmonogram

Bez śledzenia zostaje tylko kalendarz. Wiele zespołów sprzedaży robi to tak:

1. Dwa, trzy dni robocze po wysłaniu oferty: mail 1, z linkiem i jednym zdaniem o tym, co jest w środku.

2. Mniej więcej tydzień później: mail 3 albo 6, z czymś nowym: odpowiedzią, wariantem, potwierdzonym terminem.

3. Około dwóch tygodni po ofercie: mail 8, który zamyka wątek.

O rytmie i języku follow-upów w ogóle piszemy w tekście follow-up w sprzedaży. Gotowe sekwencje dla leadów i innych etapów sprzedaży znajdziesz w przewodniku automatyzacja follow-upów, a to, co powinna zawierać sama oferta, w tekście oferta handlowa.

Błędy, przez które przypomnienie brzmi nachalnie

• Prośba bez konkretu. „Czy są jakieś postępy?” zrzuca pracę na klienta. Każdy mail powinien wnosić jedną przydatną rzecz.

• Zdradzanie śledzenia. „Widzę, że otwierał Pan ofertę cztery razy” wywołuje niepokój. To, co widzisz, służy do wyboru maila. Nie pisz o tym w treści.

• Nowy wątek przy każdym mailu. Klient musi wtedy szukać oferty. Odpowiadaj w pierwszym wątku.

• Rabat w pierwszym przypomnieniu. Zniżka, o którą nikt nie prosił, sugeruje, że pierwsza cena była na wyrost. Najpierw zaproponuj zmianę zakresu.

• Przypominanie bez końca. Po trzech mailach bez odpowiedzi zamknij wątek mailem 8 i ustaw sobie przypomnienie na później.

Jak Sellizer pomaga wybrać właściwy follow-up

Sellizer to program do śledzenia ofert. Wysyłasz ofertę jako link i widzisz sygnały z tabeli powyżej:

• SMS przy pierwszym otwarciu i mail przy każdym kolejnym,

• czas na każdej stronie, więc wiesz, czy klient czytał cennik,

• czy oferta została pobrana, wydrukowana albo przekazana dalej,

• wskaźniki Priorytet i Zaangażowanie, które podpowiadają, do kogo odezwać się najpierw.

Follow-upy mogą też wychodzić same, zależnie od tego, jak klient czyta ofertę: na przykład gdy nikt jej nie otworzy w ciągu 24 godzin, gdy ktoś spędzi nad nią ponad pięć minut albo przy trzecim otwarciu. Wychodzą z Twojej skrzynki. Gdy klient odpisze, Sellizer sam zatrzyma scenariusz, jeśli podłączysz skrzynkę pocztową i włączysz wykrywanie odpowiedzi w ustawieniach poczty. Możesz go też zatrzymać ręcznie albo zmienić status na Wygrana lub Przegrana. Jak to ustawić, pokazujemy na stronie follow-up oferty, a plany są w cenniku.