Jak sprawdzić, czy ktoś przeczytał maila (i otworzył ofertę)

Oferta poszła we wtorek, jest piątek i skrzynka milczy. Klient ją przeczytał i stracił zainteresowanie, czy mail leży nieotwarty pod czterdziestoma innymi? Każdy program pocztowy odpowiada na to pytanie trochę inaczej, a żaden nie daje pewności. Poniżej opisujemy, co mówi każda z metod, kiedy zawodzi i jak sprawdzić, czy klient przeczytał samą ofertę, bo zwykle właśnie to chcesz wiedzieć.

Czy da się sprawdzić, czy ktoś przeczytał maila?

Na pewno nie. Możesz się najwyżej dowiedzieć, że wiadomość została prawdopodobnie otwarta. Są na to trzy sposoby i każdy zależy od czegoś, na co nie masz wpływu: od zgody odbiorcy na wysłanie potwierdzenia, od tego, czy jego program wczytuje obrazki, albo od kliknięcia w link. Do tego „otwarcie” to także dwie sekundy w okienku podglądu, więc nawet pewne otwarcie niewiele mówi o czytaniu.

Potwierdzenie przeczytania w Gmailu i Outlooku

Potwierdzenie przeczytania to krótka wiadomość, którą system pocztowy odbiorcy odsyła, gdy ten otworzy Twojego maila. To jedyna metoda wbudowana w popularne programy pocztowe i ma więcej warunków, niż się zwykle wydaje.

Gmail

Według pomocy Gmaila potwierdzenia działają tylko na kontach służbowych i szkolnych, a na prywatnych adresach @gmail.com w ogóle ich nie ma. Nawet w Google Workspace nie dostaniesz potwierdzenia, gdy piszesz na adres grupy lub alias, gdy administrator ograniczył potwierdzenia albo gdy odbiorca korzysta z programu, który nie synchronizuje poczty na bieżąco. Google ostrzega też, że potwierdzenie nie zawsze oznacza przeczytanie: niektóre programy wysyłają je, gdy mail zostanie tylko oznaczony jako przeczytany.

Outlook

W Outlooku przy pisaniu wiadomości możesz poprosić o potwierdzenie przeczytania i potwierdzenie dostarczenia (instrukcja Microsoftu). Odbiorca może odmówić wysłania potwierdzenia przeczytania i nie da się go do tego zmusić. Funkcja nie działa na kontach IMAP i POP, takich jak Gmail, Yahoo! czy iCloud dodane do Outlooka. Potwierdzenie dostarczenia mówi tylko, że wiadomość trafiła do skrzynki. Jeśli piszesz głównie z Outlooka, w zestawieniu programów do śledzenia maili w Outlooku znajdziesz dodatki, które mówią więcej niż potwierdzenia.

Piksel śledzący: jak programy liczą otwarcia

Programy do śledzenia poczty dodają do wiadomości malutki, niewidoczny obrazek. Gdy program pocztowy odbiorcy pobierze go z serwera narzędzia, narzędzie zapisuje otwarcie, z godziną i często z urządzeniem. Odbiorca nie musi się na nic zgadzać, dlatego tak działa większość narzędzi do śledzenia maili sprzedażowych. Tak samo liczy się open rate w raportach z newsletterów.

Ta metoda ma trzy martwe pola:

• Wyłączone obrazki. Jeśli program pocztowy nie wczytuje obrazków, otwarcie się nie zapisze, nawet gdy ktoś przeczyta każde słowo.

• Ochrona prywatności w aplikacji Poczta na iPhonie. Apple pisze, że ta funkcja nie pozwala nadawcy zobaczyć, czy wiadomość została otwarta. U odbiorców, którzy z niej korzystają, śledzenie otwarć nic Ci nie powie.

• Otwarcia, których nikt nie zrobił. Filtry antyspamowe, skanery bezpieczeństwa i podglądy linków potrafią pobrać obrazek, zanim człowiek zobaczy maila. Narzędzie pokazuje wtedy otwarcie, choć wiadomość wciąż czeka nieprzeczytana. Dlatego Sellizer traktuje otwarcie maila jako słaby sygnał, a otwarcie oferty jako pewny.

Otwarty mail to jeszcze nie przeczytana oferta

W sprzedaży sam mail rzadko jest najważniejszy. Niesie ofertę, wycenę albo umowę, a Ty chcesz wiedzieć, czy ktoś przeczytał właśnie ten dokument. Potwierdzenie ani piksel nic nie mówią o załączniku. Klient może otworzyć maila, przeczytać dwa zdania i nigdy nie zajrzeć do PDF-a. Może też pobrać plik i przeczytać go w pociągu, a Ty się o tym nie dowiesz.

Link do dokumentu to zmienia. Klient otwiera ofertę w przeglądarce, a każda wizyta zapisuje się na stronie oferty, więc nic nie zależy od obrazka w mailu. Apple zaznacza, że Ochrona prywatności w Poczcie nie obejmuje linków, więc działa to także u osób czytających na iPhonie. Dzięki śledzeniu PDF widzisz, kto otworzył plik, kiedy i ile czasu spędził na każdej stronie. Jak zamienić PDF w taki link, krok po kroku, opisaliśmy w tekście PDF jako śledzony link.

Co pokazuje Sellizer, a czego nie

Sellizer wysyła ofertę jako link w mailu z Twojej skrzynki albo daje Ci link do wklejenia w dowolnym kanale. Rozdziela przy tym dwa sygnały:

• Koperta obok statusu oferty pokazuje, czy mail wysłany przez Sellizera został otwarty. To otwarcie maila, z ograniczeniami opisanymi wyżej.

• Status oferty zmienia się, gdy klient otworzy samą ofertę. Przy pierwszym otwarciu dostajesz SMS, przy każdym kolejnym e-mail, a w statystykach widzisz czas spędzony na każdej stronie.

Zielona koperta przy statusie „Wysłana” oznacza, że klient otworzył maila, ale nie ofertę. Jedno ograniczenie dotyczy też Sellizera: jeśli pozwolisz na pobieranie i klient zapisze plik na dysku, statystyki tej kopii nie będą już dostępne. Obie funkcje opisujemy dokładniej na stronach powiadomień o otwarciu oferty i monitoringu otwieralności maili.

Co zrobić z tą informacją

Otwarcie przydaje się tylko wtedy, gdy zmienia Twój następny krok. Kilka typowych sytuacji:

• Po kilku dniach żadnego otwarcia: mail mógł utonąć albo trafić do filtra. Wyślij krótką wiadomość albo odezwij się innym kanałem z tym samym linkiem.

• Mail otwarty, oferta nie: klient widział wiadomość, ale nie kliknął. Jedno zdanie przypomnienia z linkiem zwykle działa lepiej niż długi follow-up.

• Oferta otwarta, a strona z cenami czytana dłużej: to dobry moment na telefon, póki klient ma liczby w głowie.

• Oferta otwarta ponownie po kilku dniach: możliwe, że ktoś pokazuje ją współpracownikowi. Zapytaj, czy ktoś jeszcze potrzebuje odpowiedzi.

Jeśli nie chcesz pilnować tych momentów sam, follow-upy zależne od tego, jak klient czyta ofertę wyślą przypomnienie za Ciebie. Więcej o śledzeniu całego procesu ofertowego znajdziesz na stronie oprogramowanie do śledzenia ofert.