Potwierdzenie przeczytania w Outlooku: jak działa i czego się z niego nie dowiesz

Outlook może Cię powiadomić, że odbiorca otworzył Twojego maila. Muszą się jednak zgrać trzy warunki: konto obsługuje potwierdzenia, wersja Outlooka pozwala o nie poprosić, a odbiorca zgadza się je odesłać. Każda wersja ma tę opcję w innym miejscu, a na niektórych kontach w ogóle jej nie ma.

Co oznacza potwierdzenie przeczytania w Outlooku?

Outlook ma dwa rodzaje potwierdzeń. Według pomocy Microsoftu potwierdzenie dostarczenia informuje tylko, że wiadomość trafiła do skrzynki odbiorcy. Nie wynika z niego, czy ktoś ją zobaczył. Potwierdzenie przeczytania (Microsoft nazywa je też potwierdzeniem odczytu) oznacza, że odbiorca otworzył wiadomość.

Przy potwierdzeniu przeczytania nie wszystko zależy od Ciebie. Odbiorca może odmówić wysłania potwierdzenia i nikt go do tego nie zmusi. Bywa też, że jego program pocztowy w ogóle nie obsługuje potwierdzeń. Brak potwierdzenia nie znaczy więc, że ktoś zignorował maila.

Które wersje Outlooka i jakie konta obsługują potwierdzenia?

Najwięcej zależy od konta. Jeśli dodałeś do Outlooka konto Gmail albo inne konto IMAP, z tego konta potwierdzeń nie dostaniesz, bez względu na to, którego Outlooka używasz.

Jak poprosić o potwierdzenie przeczytania w Outlooku?

W polskim Outlooku ta sama opcja nazywa się raz „potwierdzenie przeczytania”, raz „potwierdzenie odczytu”, więc szukaj jej raczej po miejscu niż po nazwie.

Nowy Outlook dla Windows i Outlook w przeglądarce

1. Utwórz nową wiadomość.

2. Przejdź na kartę Opcje na wstążce.

3. W sekcji Śledzenie zaznacz Zażądaj potwierdzenia przeczytania, a jeśli chcesz, także potwierdzenie dostarczenia. Jeśli ich nie widzisz, kliknij Więcej opcji po prawej stronie wstążki.

Klasyczny Outlook

Jeśli chcesz potwierdzenia tylko dla jednej wiadomości, podczas pisania otwórz kartę Opcje i w grupie Śledzenie zaznacz potwierdzenie przeczytania. Jeśli odpowiadasz w okienku odczytu, wejdź w Wiadomość > Tagi > Opcje wiadomości i wybierz potwierdzenie w części Opcje głosowania i śledzenia.

Żeby prosić o potwierdzenie przy każdej wiadomości, wejdź w Plik > Opcje > Poczta i w sekcji Śledzenie zaznacz pole potwierdzenia przeczytania. Microsoft sam radzi, żeby prosić o potwierdzenie tylko przy pojedynczych, ważnych wiadomościach. Odbiorca, który dostaje takie prośby rzadko, chętniej je spełnia.

Outlook dla Maca

Podczas pisania wiadomości wybierz Potwierdzenia, a potem potwierdzenie przeczytania (tak opisuje to instrukcja Microsoftu dla Maca). Jeśli nie widzisz przycisku Potwierdzenia, dodaj go w ustawieniach paska narzędzi. W starszej wersji Outlooka dla Maca ta opcja jest w menu Opcje, w części o potwierdzeniach. W obu przypadkach potrzebujesz konta służbowego lub szkolnego Microsoft 365 albo konta Exchange, którym zarządza Twoja firma.

Jak sprawdzić, kto odesłał potwierdzenie?

Potwierdzenia przychodzą do skrzynki odbiorczej jako zwykłe wiadomości. W klasycznym Outlooku możesz też zobaczyć je wszystkie w jednym miejscu: otwórz wysłaną wiadomość (zwykle w folderze Elementy wysłane), a potem na karcie Wiadomość, w grupie Pokazywanie, wybierz Śledzenie. Przycisk pojawia się dopiero po pierwszym potwierdzeniu, czasem z kilkuminutowym opóźnieniem.

Dlaczego nie dostałeś potwierdzenia przeczytania?

• Odbiorca odmówił. W ustawieniach Outlooka każdy sam wybiera, jak odpowiadać na prośby o potwierdzenie.

• Program pocztowy odbiorcy nie obsługuje potwierdzeń. Microsoft wymienia to wśród powodów, dla których potwierdzenie nie przychodzi.

• Wysłałeś maila z konta IMAP lub POP. Z kont Gmail, Yahoo! i iCloud dodanych do Outlooka nie poprosisz o potwierdzenie.

• Pisałeś z Outlook.com. Tam o potwierdzenie nie poprosisz. Z tego samego konta możesz to zrobić w Outlooku dla Windows, jeśli masz subskrypcję Microsoft 365.

• Pracujesz na Macu z prywatnym kontem. Outlook dla Maca obsługuje potwierdzenia tylko na kontach służbowych, szkolnych i Exchange.

Czego z potwierdzenia nie dowiesz się o ofercie?

Potwierdzenie dotyczy samego maila, więc nie dowiesz się z niego niczego o załączonej ofercie czy wycenie. Klient może otworzyć wiadomość, przeczytać dwa zdania i nigdy nie zajrzeć do PDF-a. Może też zapisać plik i przeczytać go później, nie zostawiając żadnego śladu. Piksele śledzące, czyli druga popularna metoda, mają ten sam problem, a do tego kilka innych. Piszemy o nich w tekście o tym, jak sprawdzić, czy ktoś przeczytał maila.

Żeby wiedzieć, czy klient przeczytał ofertę, wyślij ją jako link zamiast załącznika. Klient otwiera ją w przeglądarce, a wizyta zapisuje się na stronie oferty, więc nie potrzebujesz ani potwierdzenia, ani wczytanych obrazków w mailu. Dzięki śledzeniu PDF widzisz, kto i kiedy otworzył plik oraz ile czasu spędził na każdej stronie. Jak to zrobić krok po kroku, opisaliśmy w tekście PDF jako śledzony link.

Sellizer ma wtyczkę do Outlooka 2013 i nowszych, w aplikacji i w wersji przeglądarkowej. Ofertę wysyłasz podczas pisania nowej wiadomości w Outlooku, bez logowania do Sellizera. Jak to działa, opisujemy na stronie o integracji z Outlookiem. Gdy klient otworzy ofertę pierwszy raz, dostajesz SMS, a przy każdym otwarciu e-mail. W statystykach widzisz, ile czasu spędził na każdej stronie. Jeśli pozwolisz na pobieranie i klient zapisze plik, statystyk tej kopii już nie zobaczysz. Inne sposoby śledzenia maili w Outlooku porównujemy w zestawieniu programów do śledzenia e-maili. Co dzieje się z ofertą po wysłaniu, opisujemy na stronie o oprogramowaniu do śledzenia ofert.

Gdy to Ty dostajesz prośby o potwierdzenie

W nowym Outlooku, w Outlooku w przeglądarce i w Outlook.com odpowiedź na takie prośby ustawiasz raz: wejdź w Ustawienia > Poczta > Obsługa wiadomości i w części Potwierdzenia przeczytania wybierz, jak Outlook ma odpowiadać. Ten wybór dotyczy każdej prośby, którą dostaniesz. Odbiorcy mają takie samo ustawienie, dlatego na część Twoich próśb potwierdzenie nigdy nie przychodzi.