Automatyzacja ofertowania: kompletny przewodnik [+ 5 kluczowych statystyk ofert]
![Automatyzacja ofertowania: kompletny przewodnik [+ 5 kluczowych statystyk ofert]](https://www.sellizer.com/media/blog_posts/1773593996_1773580208_automation-g5d5e8845c_1280-1200.webp)
Czy możesz polegać na swoim procesie ofertowania? A może co druga czynność zajmuje więcej czasu, niż powinna? Jeśli to drugie, automatyzacja ofertowania odciąży Ciebie i Twoich handlowców. Zanim zautomatyzujesz proces, upewnij się, że sama oferta handlowa ma dobrą strukturę. Odzyskany czas przeznaczysz na spotkania z potencjalnymi klientami i analizę ofert, żeby z każdą wysyłką były skuteczniejsze.
Czym jest proces ofertowania?
Za każdym razem, gdy firma proponuje współpracę potencjalnemu klientowi lub partnerowi, przechodzi przez określone kroki. Te kroki składają się na proces ofertowania w organizacji. Przykładowo dostawca może:
otrzymać zapytanie ofertowe (RFP),
zebrać handlowców i ekspertów merytorycznych, żeby ocenić, czy warto na nie odpowiedzieć,
powołać zespół projektowy i zdefiniować cel,
przygotować szkic oferty ze spersonalizowanymi odpowiedziami na pytania z RFP,
opracować szatę graficzną oferty,
zrobić korektę finalnego dokumentu,
wysłać odpowiedź na zapytanie.
Tak powstaje oferta przygotowana na formalne zapytanie. Macierz RACI pomaga przypisać role członkom zespołu i dopilnować, żeby wszystko szło jak w zegarku. Mniejsze firmy mają jednak zwykle prostsze i mniej sformalizowane procesy ofertowe.
Kiedy w firmie brakuje ludzi na osobny zespół, całe projekty bierze na siebie jeden handlowiec. Tacy dostawcy opierają się na ofertach nieformalnych, które wymagają mniejszej liczby kroków. Zamiast odpowiadać na oficjalne zapytanie, proponują wysłanie oferty po rozmowie z potencjalnym klientem.
Wielkość firmy to oczywiście nie wszystko. Proces ofertowania zależy też od innych zmiennych, takich jak długość cyklu sprzedaży czy skala konkretnego zakupu. Złożoność researchu, liczba zaangażowanych osób i objętość oferty różnią się między branżami.
Gdy ustandaryzujesz swój proces, rozbijesz go na zadania i będziesz je realizować sprawniej.
Czy warto automatyzować proces ofertowania?
Możesz się zastanawiać, czy da się zautomatyzować ofertowanie bez utraty jakości. W końcu personalizacja dokumentów i komunikacji jest kluczowa, żeby potencjalny klient czuł się zaopiekowany.
Robienie wszystkiego od zera nie obroni się jednak na dłuższą metę. Załóżmy, że Twój zespół wysyła 30 ofert miesięcznie. Ile godzin zajmie ich napisanie, dostarczenie i follow-upy? Nawet jeśli część klientów uda się pozyskać, warto odzyskać choć część tego czasu i przeznaczyć go na spotkania, prospecting i inne działania sprzedażowe.
Automatyzacja ofertowania nie oznacza przy tym, że wszystko zostawiasz komputerom. Przeciwnie: zyskujesz więcej czasu i przestrzeni na kontakt z ludźmi, dzięki czemu Twoja marka staje się bardziej ludzka. Automatyzujesz za to zadania, których nikt nie lubi:
kopiowanie i wklejanie informacji,
szukanie starych plików,
pisanie maila za mailem,
dopytywanie, czy odbiorca w ogóle otworzył plik.
Innymi słowy: automatyzujesz wszystko, co żmudne i powtarzalne. Niezależnie od tego, czy przyspieszysz tworzenie plików, czy tylko follow-upy, efektem będzie bardziej uporządkowany proces i mniej pracy.
Jakie zadania zautomatyzuje program do ofertowania?
Najpierw musisz wybrać program do ofertowania dopasowany do Twojego biznesu. Na rynku są dziesiątki narzędzi, które automatyzują ofertowanie w jakimś zakresie: na etapie tworzenia dokumentów albo przy wysyłce, follow-upach i analizie wyników. Oto ogólna lista zadań, w których takie narzędzia pomagają.
Tworzenie ofert - edytory dokumentów typu „przeciągnij i upuść" oraz biblioteki odpowiedzi na RFP przydają się, gdy piszesz dużo ofert.
Wysyłka ofert, planowanie i wysyłka masowa do wielu odbiorców.
Zapisywanie danych w CRM dzięki integracji narzędzi.
Wysyłanie do chmury - np. automatyczny zapis każdego załącznika wysłanego mailem.
Udostępnianie treści współautorom, żeby łatwiej pracować razem.
Follow-upy - napisaliśmy o nich osobny przewodnik.
Prośba o umowę lub kontakt po stronie odbiorcy.
Analityka ofert - śledzenie ofert, dzięki któremu wiesz, co dzieje się z Twoimi plikami i jaki ruch wykonać dalej.
Sellizer pomoże Ci w 7 z 8 zadań z tej listy. Szczegóły znajdziesz poniżej, a jeśli wolisz sprawdzić na własne oczy, nic nie stoi na przeszkodzie!
Jak usprawnić proces ofertowania dzięki automatyzacji?
Narzędzia do automatyzacji mają przyspieszać proces ofertowania, a nie go komplikować. Nie ma więc sensu automatyzować zadań, które już działają sprawnie. Znajdź te, które wciąż robisz ręcznie i które pochłaniają najwięcej czasu. Potem dobierz program do tworzenia ofert, który je przejmie. Poniżej zobaczysz przykłady tego, co zrobisz z Sellizerem.
Analityka ofert: co musisz wiedzieć?
Oszczędność czasu to nie jedyna korzyść z programu do ofertowania. Prawdziwa magia kryje się w analityce ofert. No dobrze, nie magia, tylko twarde dane, które pomogą Ci zmienić biznes na lepsze. Wiedza o tym, kiedy, gdzie i przez kogo Twoje oferty są otwierane i czytane, pozwala wyłapywać gorące szanse i domykać więcej transakcji.
Jakie dane śledzić i analizować? Oto 5 kluczowych statystyk oferty, czyli sekret skutecznej sprzedaży.
1. Moment otwarcia oferty
Koniec ze zgadywaniem i dopytywaniem. Dobre narzędzia do automatyzacji ofertowania śledzą otwarcia plików. Z włączonymi powiadomieniami SMS dowiesz się od razu, gdy odbiorca po raz pierwszy otworzy Twój dokument.
Co możesz zrobić z tą wiedzą?
Skontaktować się z klientem, gdy właśnie czyta Twoją ofertę. Odpowiedzieć na pytania, które chodzą mu po głowie, doprecyzować szczegóły albo po prostu dać znać, że jesteś do dyspozycji, gdy będzie podejmować decyzję.
Zaplanować follow-up mailowy lub telefon, jeśli klient otworzył ofertę, ale nie odpowiada, albo gdy w ogóle nie otwiera pliku. Dobrze wybieraj momenty kontaktu i trzymaj rękę na pulsie.
2. Czas czytania oferty i uwaga na poszczególnych stronach
Zastanawiasz się czasem, czy Twoje oferty nie są za długie albo które fragmenty najbardziej interesują odbiorców? Odpowiedzi znajdziesz w analityce ofert. Narzędzia takie jak Sellizer pokażą Ci czas spędzony na każdym pliku i każdej stronie.
Co możesz zrobić z tą wiedzą?
Zobaczyć, co w Twoich ofertach działa, a co nie. Może poświęcasz mnóstwo czasu na strony, które odbiorcy pomijają? A może warto mocniej wyeksponować informacje, do których często wracają? Zawsze jest coś do poprawy.
Zadać właściwe pytania podczas kolejnej rozmowy. Statystyki czytania podpowiedzą Ci, które punkty trzeba powtórzyć i jakie wątpliwości mógł mieć odbiorca, więc łatwiej rozwiejesz obawy i zbudujesz zaufanie.
3. Sesje czytania
Żeby lepiej zrozumieć dwa poprzednie punkty, łączny czas czytania warto podzielić na sesje. Sama średnia niewiele mówi. To normalne, że ktoś otwiera plik na chwilę, a potem wraca i czyta w całości. Jeśli jednak długich sesji jest dwie lub więcej, odbiorca może właśnie porównywać treść z innymi ofertami.
Co możesz zrobić z tą wiedzą?
Znów: pokieruje ona rozmowę na właściwe tory. Klient długo wpatrywał się w cennik? Wyjaśnij, co dokładnie wchodzi w cenę, żeby zobaczył wartość, którą dostaje.
4. Liczba pobrań i wydruków
Kolejne informacje, które dają wgląd w proces decyzyjny odbiorcy, to liczba wydruków i pobrań. Jeśli Twoja oferta została wydrukowana, prawdopodobnie oceni ją kilka osób, być może na osobnym spotkaniu.
Co możesz zrobić z tą wiedzą?
Gdy podejrzewasz, że po stronie klienta jest więcej decydentów i proces potrwa dłużej, lepiej rozplanujesz follow-upy: posuniesz sprawę do przodu, a jednocześnie zostawisz odbiorcy przestrzeń do namysłu.
5. Szanse na wygranie sprzedaży
Wszystkie powyższe informacje pomogą Ci ocenić szanse na domknięcie transakcji. Programy do ofertowania takie jak Sellizer dodatkowo podadzą Ci szacunek wyliczony przez AI. Łącząc poziom uwagi odbiorców z innymi danymi, będziesz wiedzieć, kto potrzebuje jeszcze argumentów, a kto jest gotowy podpisać umowę.
Co możesz zrobić z tą wiedzą?
Koniec z przekonywaniem przekonanych i naciskaniem na tych, którzy potrzebują czasu. Prowadź każdego klienta mądrze i wyciśnij z procesu ofertowania maksimum skuteczności.
Zautomatyzuj ofertowanie i odzyskaj czas na sprzedaż
Masz już wszystkie powody, żeby zautomatyzować proces ofertowania. Od Ciebie zależy, które zadania najbardziej obciążają Ciebie i Twoich handlowców. Zostaw je komputerom i skup się na tym, co naprawdę ważne: budowaniu relacji i prowadzeniu leadów przez lejek sprzedaży.
Szukasz programu do ofertowania? Wypróbuj Sellizera za darmo przez 14 dni.