Śledzenie maili w Pipedrivie: jak działa i czego nie pokaże

Pipedrive pokaże Ci, kiedy klient otworzył maila wysłanego z CRM-u i kiedy kliknął link w treści. Potrzebujesz do tego synchronizacji poczty, dostępnej od planu Growth wzwyż, a śledzenie trzeba włączyć przed wysyłką. Pipedrive śledzi jednak tylko maila i nie widzi, czy klient otworzył załączoną ofertę.

Co zapisuje śledzenie maili w Pipedrivie

Według pomocy Pipedrive'a śledzenie obejmuje dwa zdarzenia. Otwarcie zapisuje się, gdy w mailu załaduje się mały, niewidoczny obrazek, czyli piksel śledzący. Kliknięcie zapisuje się, gdy odbiorca kliknie link w treści, także przy zablokowanych obrazkach.

Oba rodzaje śledzenia działają tylko w mailach wysłanych z Pipedrive'a i tylko dla osób wpisanych w polach Do, DW i UDW. Śledzenie trzeba włączyć przed kliknięciem Wyślij. Do maila, który już wyszedł, nie da się go dodać.

Jak włączyć śledzenie maili w Pipedrivie

Najpierw podłącz skrzynkę przez synchronizację poczty. Potem ustaw domyślne śledzenie:

1. Kliknij menu konta w prawym górnym rogu.

2. Przejdź do sekcji Preferencje osobiste > Synchronizacja poczty > Konto i przewiń do ustawień zaawansowanych.

3. Włącz to, czego chcesz używać w każdym mailu: śledzenie otwarć, śledzenie kliknięć w linki i powiadomienia w Pipedrivie o otwarciach i kliknięciach.

Gdy śledzenie jest włączone, w edytorze maila pojawiają się dwie ikony: oko do śledzenia otwarć i kursor do śledzenia kliknięć. Klikając je, włączasz albo wyłączasz śledzenie w jednym mailu. Ustawienia domyślne się przy tym nie zmieniają.

Gdzie sprawdzić, kto otworzył maila

• Panel powiadomień. Jeśli włączyłeś alerty, każde otwarcie i kliknięcie pojawi się pod ikoną żarówki w prawym górnym rogu.

• Skrzynka odbiorcza sprzedaży. Wybierz filtr „Śledzone e-maile”, otwórz rozmowę i najedź kursorem na ikonę oka albo kursora. Wypełniona ikona oznacza, że klient otworzył maila albo kliknął link, a po najechaniu zobaczysz dokładną godzinę.

• Widok szczegółów. Dane o śledzeniu widać w powiązanej transakcji, leadzie, projekcie, osobie lub organizacji. Widzi je właściciel maila, a jeśli mail jest udostępniony, także osoby z zespołu, które mają dostęp do tych elementów.

• Insights. Raport skuteczności e-maili liczy maile wysłane, odebrane i otwarte. Wyniki możesz rozbić na śledzenie otwarć, kliknięć w linki i odpowiedzi.

Kiedy śledzenie maili w Pipedrivie zawodzi

Pomoc Pipedrive'a wymienia kilka takich sytuacji. Otwarcie się nie zapisze, gdy program pocztowy odbiorcy blokuje obrazki albo śledzenie. Problem może się też pojawić, gdy mail nie ma treści albo był wiele razy przesyłany dalej. Przy kilku odbiorcach widzisz, że ktoś otworzył maila, ale nie wiesz kto. Osoba, której ktoś przesłał maila dalej, w ogóle nie jest śledzona.

Fałszywe otwarcie możesz też wywołać sam. Jeśli otworzysz wysłaną wiadomość w folderze Wysłane w Outlooku albo Gmailu, piksel się załaduje i Pipedrive zapisze otwarcie. Dlatego Pipedrive radzi sprawdzać śledzone maile tylko w CRM-ie. O słabych stronach śledzenia pikselem piszemy we wpisie jak sprawdzić, czy ktoś przeczytał maila.

Czego śledzenie maila nie powie o ofercie

Otwarcie maila nic nie mówi o załączniku. Jeśli wysyłasz ofertę w PDF-ie, Pipedrive nie wie, czy klient otworzył plik i co w nim przeczytał.

Do dokumentów Pipedrive ma osobne narzędzie. Smart Docs tworzy oferty i wyceny z szablonów i udostępnia je jako link do PDF-a tylko do odczytu. Po włączeniu śledzenia wyświetleń sam wybierasz, czy Pipedrive ma Cię powiadamiać mailem o pierwszym otwarciu, o każdym, czy wcale. Przy każdej udostępnionej wersji widać liczbę wyświetleń. Smart Docs jest w planach Premium i Ultimate, a w Lite i Growth to płatny dodatek. Pomoc Pipedrive'a nie mówi, czy Smart Docs pokazuje, które strony klient czytał i jak długo.

Jak śledzić oferty z Pipedrive'a w Sellizerze

Sellizer działa w Pipedrivie jako rozszerzenie przeglądarki do Chrome'a, Edge'a i Firefoksa. Po zalogowaniu otwiera się jako panel boczny po prawej stronie, obok widoku CRM-u. Instrukcja jest w artykule pomocy o integracji z Pipedrive'em.

1. Otwórz transakcję. W zakładce „Lista ofert” zobaczysz wszystkie oferty wysłane do kontaktu w tej transakcji.

2. W zakładce „Dodaj ofertę” prześlij plik albo wybierz szablon lub dokument przygotowany w Sellizerze. Sellizer pobierze dane odbiorcy z Pipedrive'a, więc nie musisz ich wpisywać.

3. Jeśli chcesz, ustaw datę ważności i automatyczne follow-upy albo dodaj okienko „Zamów kontakt” lub „Zamów wzór umowy”.

4. Wyślij ofertę przez Sellizera (wpisujesz temat i treść, wysyłasz od razu albo o wybranej godzinie) albo skopiuj link i wyślij go sam, na przykład mailem z Pipedrive'a.

Tak samo wyślesz ofertę z widoku kontaktu i z zadania powiązanego z transakcją. Gdy klient ją otworzy, obok oferty na liście pojawi się zielona ikona statystyk. W szczegółach zobaczysz, ile czasu klient spędził na każdej stronie i które pominął (analityka ofert). Widać też, czy ofertę pobrał, wydrukował albo przekazał dalej i ile osób ją oglądało. Heatmapa i odtwarzanie sesji pokazują, w którym miejscu strony się zatrzymał i w jakiej kolejności przeglądał ofertę. Przy pierwszym otwarciu oferty dostajesz SMS-a, a o każdym otwarciu powiadamia Cię mail.

Sellizer zapisuje osobno otwarcie maila i otwarcie oferty, więc wiesz, czy klient doszedł do samego dokumentu. Jeśli podłączysz skrzynkę i włączysz wykrywanie odpowiedzi, automatyczne follow-upy zatrzymają się same, gdy klient odpisze. Szczegóły opisujemy na stronie integracji z Pipedrive'em. Inne narzędzia współpracujące z tym CRM-em znajdziesz we wpisie o integracjach z Pipedrive'em. Co dzieje się z ofertą po wysłaniu, pokazujemy na stronie o oprogramowaniu do śledzenia ofert.