Jak cofnąć wysłanego maila (i wycofać ofertę)

Wysłanego maila da się cofnąć tylko przez kilka sekund po kliknięciu Wyślij, bo tylko tyle program pocztowy wstrzymuje wysyłkę. Gdy wiadomość dotrze do odbiorcy, ani Gmail, ani Outlook.com, ani Poczta na iPhonie nie usuną jej już z jego skrzynki. Outlook potrafi odwołać wiadomość, ale tylko w obrębie Twojej firmy. Jeśli właśnie wysłałeś klientowi ofertę ze złą ceną, samą ofertę możesz jeszcze wycofać, o ile poszła jako link.

Dlaczego większości maili nie da się cofnąć?

„Cofnij wysyłanie” w Gmailu, Outlook.com i Poczcie na iPhonie tylko opóźnia wysyłkę. Program czeka kilka sekund, zanim wyśle wiadomość, a przycisk Cofnij przerywa to czekanie. Po tym czasie mail trafia na serwer odbiorcy, nad którym nie masz żadnej kontroli.

Tylko odwołanie wiadomości w Outlooku usuwa maila już po dostarczeniu. Działa, bo obie skrzynki są w tej samej organizacji Microsoft 365 i serwer może skasować nieprzeczytaną kopię. Maila wysłanego poza firmę, na przykład do klienta, odwołanie już nie usunie.

Jak cofnąć wysłanego maila w Gmailu?

Zaraz po wysłaniu Gmail pokazuje w lewym dolnym rogu komunikat „Wiadomość wysłana” i przycisk Cofnij. Kliknij go, a wiadomość znów otworzy się do edycji. Jak podaje pomoc Gmaila, sam decydujesz, jak długo ten przycisk będzie widoczny:

1. Otwórz Gmaila na komputerze i kliknij Ustawienia > Zobacz wszystkie ustawienia.

2. Przy opcji Cofnij wysyłanie wybierz 5, 10, 20 lub 30 sekund.

3. Na dole strony kliknij Zapisz zmiany.

Jeśli często zauważasz błąd chwilę po wysłaniu, ustaw 30 sekund. Mail wyjdzie wtedy trochę później.

Jak odwołać wiadomość w Outlooku?

Według instrukcji Microsoftu odwołanie działa pod dwoma warunkami: Ty i odbiorca macie służbowe lub szkolne konta Microsoft 365 w tej samej organizacji, a odbiorca jeszcze nie otworzył wiadomości. Odwołać maila możesz w nowym i klasycznym Outlooku dla Windows oraz w Outlooku w przeglądarce.

Nowy Outlook i Outlook w przeglądarce

1. Wejdź do folderu Elementy wysłane i kliknij dwukrotnie wiadomość, żeby otworzyć ją w osobnym oknie.

2. Na wstążce wybierz Odwołaj wiadomość i potwierdź przyciskiem OK.

3. Do skrzynki przyjdzie raport o odwołaniu. Po kliknięciu linku w raporcie zobaczysz, czy odwołanie się udało, jeszcze trwa, czy się nie powiodło.

Klasyczny Outlook

Otwórz wiadomość z folderu Elementy wysłane, klikając ją dwukrotnie (podgląd w okienku odczytu nie wystarczy). Na karcie Wiadomość wybierz Więcej akcji przenoszenia > Odwołaj tę wiadomość, a potem Usuń nieprzeczytane kopie tej wiadomości albo Usuń nieprzeczytane kopie i zamień je na nową wiadomość. Druga opcja przydaje się, gdy zapomniałeś załącznika: usuwasz pierwszą wersję i wysyłasz poprawioną. Raport o odwołaniu przychodzi zwykle w ciągu 30 sekund.

Jeśli nie widzisz polecenia odwołania, Twoje konto prawdopodobnie nie korzysta z serwera Exchange albo firma wyłączyła tę funkcję. Wiadomości chronionej przez Azure Information Protection też nie odwołasz.

Outlook.com i konta prywatne

Z adresów w Outlook.com, Hotmailu i Live nie da się odwoływać wiadomości. Możesz jedynie opóźnić wysyłkę: wejdź w Ustawienia > Poczta, otwórz część o pisaniu wiadomości i przy opcji Cofnij wysyłanie wybierz czas, maksymalnie 30 sekund. Przez ten czas po wysłaniu każdego maila na dole listy wiadomości zobaczysz przycisk Cofnij.

Jak cofnąć maila na iPhonie?

W aplikacji Poczta masz 10 sekund od wysłania. Stuknij Cofnij wysłanie u góry skrzynki, a wiadomość wróci. Jeśli 10 sekund to za mało, ustaw dłuższe opóźnienie w Ustawienia > Aplikacje > Poczta > Opóźnienie cofania wysyłki (opis znajdziesz w instrukcji Apple'a).

Co zrobić, gdy mail już poszedł?

Gdy przycisku Cofnij już nie ma, a odwołanie nie wchodzi w grę, wyślij krótką korektę, zamiast udawać, że nic się nie stało. Odpowiedz w tym samym wątku, żeby klient przeczytał obie wiadomości razem, i napisz tylko to, co się zmieniło:

Jedno zdanie przeprosin wystarczy, dłuższe tłumaczenie tylko ściąga uwagę na pomyłkę. Jeśli rozmawiałeś już z klientem o tej ofercie, wspomnij o korekcie także przy najbliższym telefonie.

Czy da się wycofać wysłaną ofertę?

To zależy od tego, jak ją wysłałeś. PDF albo plik Worda wysłany w załączniku zostaje u klienta, gdy tylko mail dotrze. Klient może go przesłać dalej albo otworzyć za kilka miesięcy i przeczytać złą wersję. Żaden program pocztowy nie odwoła załącznika ze skrzynki w innej firmie.

Oferta wysłana jako link działa inaczej. W mailu jest tylko adres, a sam dokument otwiera się z serwera, więc to Ty decydujesz, czy klient nadal go zobaczy. Dzięki powiadomieniom o otwarciu oferty wiesz też, czy klient zdążył zobaczyć złą cenę, zanim napiszesz korektę.

Jak wycofać ofertę w Sellizerze?

W Sellizerze każda oferta ma na początku status Aktywna. Żeby klient nie mógł jej już otworzyć, zmień jej status (szczegóły w artykule w pomocy):

1. Znajdź ofertę w panelu Oferty.

2. W kolumnie Akcje kliknij ikonę edycji (ołówek).

3. Zmień status na Wycofana albo Usunięta.

Przy statusie Wycofana klient zobaczy, że oferta została wycofana, i może poprosić o nową. Gdy to zrobi, dostaniesz maila. Po pomyłce wybierz właśnie ten status, bo klient zobaczy, co się stało. Przy statusie Usunięta link pokaże komunikat „Nie znaleziono oferty”, tak jakby oferta nigdy nie istniała. W obu przypadkach oferta i jej statystyki zostają w Twoim panelu, a status Aktywna możesz przywrócić w każdej chwili.

Zmieniaj status, zamiast usuwać ofertę czerwonym X w panelu. Usunięcie jest nieodwracalne i kasuje też statystyki.

Ustaw datę ważności przed wysłaniem

Jeśli cena obowiązuje tylko do konkretnego dnia, ustaw datę ważności oferty w zakładce Zaawansowane podczas wysyłki. Po tej dacie klient nie otworzy oferty. Zobaczy informację, że oferta wygasła, i będzie mógł poprosić o nową. Sellizer może też przypomnieć klientowi o terminie 24 godziny wcześniej. Datę ważności możesz zmienić również po wysłaniu.

Jeśli jednak pozwoliłeś na pobieranie i klient zapisał plik, ta kopia zostaje na jego urządzeniu, a Sellizer nie śledzi już, jak klient ją czyta. Przy ofertach, które mogą się zmienić, wyłącz pobieranie. Jak wysłać PDF jako link, opisaliśmy w tekście PDF jako śledzony link. Co zobaczysz, gdy klient go otworzy, pokazujemy na stronie o śledzeniu PDF.

Jak uniknąć maili, które trzeba potem cofać?

• Ustaw najdłuższy czas na cofnięcie w Gmailu i Outlook.com. Trzydzieści sekund wystarczy, żeby zauważyć złego adresata albo brak załącznika.

• Adresata wpisuj na końcu. Mail z pustym polem Do nie wyjdzie przez przypadek.

• Wysyłaj oferty jako linki. Błąd w dokumencie poprawisz wtedy także po wysłaniu i będziesz wiedzieć, czy klient go widział. Jeśli po kilku dniach nadal nie otworzył oferty, z kolejnym mailem pomogą wzory z tekstu o follow-upie po wysłaniu oferty.

Więcej o tym, co możesz sprawdzić po wysłaniu, piszemy w tekstach o tym, jak sprawdzić, czy ktoś przeczytał maila, i o potwierdzeniu przeczytania w Outlooku. Co dzieje się z ofertą po wysłaniu, pokazujemy na stronie o oprogramowaniu do śledzenia ofert.