Programy do śledzenia maili: 7 narzędzi do Gmaila i Outlooka

Program do śledzenia maili pokazuje, kiedy odbiorca otworzył wysłaną wiadomość, a zwykle także, czy kliknął link w treści. Siedem narzędzi z tego zestawienia działa w Gmailu, Outlooku albo Apple Mail. Część ma darmowy plan, a najtańszy płatny plan kosztuje, zależnie od narzędzia, od 1,99 EUR do 49 USD za użytkownika miesięcznie. Różnią się przede wszystkim tym, co zapisują poza samym otwarciem i jak liczą opłaty. Jeśli wysyłasz w mailu ofertę, samo otwarcie maila nie powie Ci, czy klient ją przeczytał.

Jak działa śledzenie maili

Większość narzędzi dodaje do każdej wysłanej wiadomości niewidoczny obrazek, tak zwany piksel śledzący. Gdy program pocztowy odbiorcy go wczyta, narzędzie zapisuje godzinę otwarcia, a czasem także rodzaj urządzenia. Narzędzie podmienia też linki w treści, tak żeby każde kliknięcie przechodziło najpierw przez jego serwer. Niektóre programy zamieniają załączniki na linki, dzięki czemu wiadomo, kiedy ktoś otworzył plik.

Otwarcie to najsłabszy z tych sygnałów. Jeśli program pocztowy odbiorcy blokuje obrazki, otwarcie w ogóle się nie zapisze. Jeśli odbiorca ma w Apple Mail włączoną Ochronę prywatności w Poczcie, Apple nie pozwala nadawcy sprawdzić, czy wiadomość została otwarta. Filtry bezpieczeństwa i podglądy linków potrafią wczytać obrazek albo otworzyć link, zanim zrobi to człowiek, więc część otwarć i kliknięć pochodzi od automatów. Odpowiedzi i kliknięcia w link wysłany do jednej osoby trudniej podrobić. Więcej o tym, jak czytać te sygnały, piszemy we wpisie jak sprawdzić, czy ktoś przeczytał maila.

Co dają Gmail i Outlook bez dodatkowych programów

Oba pozwalają prosić o potwierdzenie przeczytania, ale z ograniczeniami. Według pomocy Gmaila potwierdzenia działają tylko na kontach firmowych i szkolnych, nie na prywatnych adresach @gmail.com, a o tym, kto może z nich korzystać, decyduje administrator. W Outlooku możesz poprosić o potwierdzenie, ale Microsoft zaznacza, że odbiorca może odmówić jego wysłania. Szczegóły dla Outlooka znajdziesz we wpisie potwierdzenie przeczytania w Outlooku. Jeśli chcesz sprawdzać otwarcia każdego maila, potrzebujesz jednego z programów opisanych dalej.

7 programów do śledzenia maili

Ceny podajemy według cenników producentów z 8 listopada 2026 roku, przy okresie rozliczenia, który cennik wtedy pokazywał.

1. Mailtrack (Mailsuite): darmowe śledzenie otwarć w Gmailu

Mailtrack oznacza otwarte maile w Gmailu dwoma ptaszkami i powiadamia, gdy ktoś otworzy wiadomość. Darmowy plan śledzi dowolną liczbę maili, ale zapisuje tylko pierwsze otwarcie i dodaje do wiadomości stopkę Mailtracka. W cenniku Mailsuite'a, przy rozliczeniu rocznym, plan Mailtrack kosztuje 1,99 EUR za użytkownika miesięcznie: bez stopki i z historią z 7 dni. Plan Mailsuite za 3,99 EUR przechowuje pełną historię, pokazuje, kto otworzył maila wysłanego do kilku osób, śledzi kliknięcia w linki i pozwala wysyłać śledzone PDF-y, w których widać, ile czasu odbiorca spędził na każdej stronie. Jest też dodatek Mailsuite'a do Outlooka, ale działa tylko z zainstalowanym rozszerzeniem Mailsuite'a do Chrome'a.

Wystarczy jednej osobie, która pracuje w Gmailu i chce za darmo sprawdzać, czy mail został otwarty.

2. Streak: darmowe śledzenie w Gmailu, w płatnych planach CRM

Streak instaluje się jako rozszerzenie do Chrome'a i w darmowej wersji śledzi w Gmailu otwarcia maili i kliknięcia w linki. Widzisz, kiedy mail został otwarty, ile razy, na jakim urządzeniu, a jeśli te dane są dostępne, także gdzie był wtedy odbiorca. Ikona oka w każdym szkicu włącza i wyłącza śledzenie, a powiadomienia przychodzą w przeglądarce albo mailem. Płatne plany to CRM w Gmailu: Pro kosztuje 49 USD, Pro+ 69 USD, a Enterprise 129 USD za użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym (cennik Streaka).

Sprawdzi się w zespołach, które pracują w Gmailu i z czasem mogą tam też prowadzić lejek sprzedaży.

3. HubSpot Sales Hub: otwarcia i kliknięcia zapisane przy kontakcie

Śledzenie maili w HubSpocie jest bezpłatne w Sales Hubie i działa z Gmailem, Google Workspace, Outlookiem i Office 365. HubSpot powiadamia, gdy odbiorca otworzy maila, kliknie link albo pobierze dokument, i zapisuje te zdarzenia w karcie kontaktu w CRM-ie. Producent podaje, że są funkcje bezpłatne i płatne, ale samego śledzenia osobno nie wycenia.

Warto go wybrać, jeśli zespół już pracuje w HubSpocie albo chce mieć dane o otwarciach w CRM-ie.

4. Yesware: Gmail i Outlook oraz śledzenie otwarć załączników

Yesware działa w Outlooku i Gmailu. Zapisuje otwarcia, kliknięcia w linki i otwarcia załączników, zbiera je na liście aktywności, a w panelu pokazuje tygodniowy odsetek otwarć i odpowiedzi. Darmowy plan śledzi tylko maile wysłane w ciągu ostatnich 24 godzin. Według cennika przy rozliczeniu rocznym Pro kosztuje 15 USD za użytkownika miesięcznie, Premium 35 USD, a Enterprise z integracją z Salesforce'em 65 USD (przy rozliczeniu miesięcznym 19, 45 i 85 USD). Jeśli Yesware Ci nie pasuje, zajrzyj do zestawienia alternatyw dla Yesware.

Pasuje handlowcom pracującym w Outlooku, którzy chcą też wiedzieć, czy klient otworzył załącznik.

5. Mixmax: śledzenie w pakiecie z wysyłką sekwencji

Każdy płatny plan Mixmaksa śledzi otwarcia, kliknięcia i odpowiedzi, a do tego ma sekwencje (maile, telefony, zadania, kroki na LinkedInie), linki do umawiania spotkań i synchronizację z CRM-em. Cena zależy od tego, do ilu odbiorców piszesz w miesiącu: do 50 odbiorców za darmo, z ograniczonymi funkcjami, potem 29 USD za 100, 89 USD za 1500 i 129 USD za 3000 odbiorców, za użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym. Mixmax działa w Gmailu. Inne narzędzia tego typu porównujemy w zestawieniu alternatyw dla Mixmaksa.

Dobry wybór dla zespołów w Gmailu, które wysyłają sekwencje i chcą mieć śledzenie w tym samym narzędziu.

6. Mailbutler: Apple Mail, Gmail i Outlook

Mailbutler działa w Gmailu i Outlooku, a do tego w Apple Mail. Podstawowe śledzenie i natychmiastowe powiadomienia ma każdy plan. Od planu Smart Mailbutler pokazuje też urządzenie i lokalizację odbiorcy oraz dane, które nazywa zaangażowaniem. Przy rozliczeniu rocznym plany Mailbutlera kosztują 4 USD (Starter), 7 USD (Professional), 11 USD (Smart) i 24 USD (Business) za użytkownika miesięcznie, po 14-dniowym okresie próbnym, do którego nie trzeba podawać karty.

Jedyna opcja z tej listy, jeśli piszesz maile w Apple Mail na Macu.

7. Sellizer: gdy w mailu wysyłasz ofertę

Sellizer śledzi samą ofertę. Wysyłasz ją jako link zamiast załącznika na jeden z trzech sposobów: prosto z Sellizera, ale z Twojego adresu jako nadawcy (Gmail łączy się automatycznie, inne skrzynki przez SMTP/IMAP), z dodatku do Outlooka (Outlook 2013 i nowszy) albo z CRM-u przez rozszerzenie przeglądarki. Potem widzisz, kiedy klient otworzył ofertę, ile czasu spędził na każdej stronie, które strony pominął i czy ją pobrał, wydrukował albo przesłał dalej (analityka ofert).

Przy pierwszym otwarciu oferty dostajesz SMS-a, a o każdym kolejnym maila (powiadomienia). Sellizer zapisuje też otwarcia maili, ale tylko tych wysłanych z Sellizera, i pokazuje je osobno od otwarć oferty. Od razu widać, czy klient tylko otworzył maila, czy przeczytał ofertę. Do codziennej poczty bez dokumentu lepiej pasuje któreś z narzędzi opisanych wyżej. Plan Solo kosztuje 71,20 zł netto za użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym (89,00 zł przy miesięcznym), a Team 111,20 zł (139,00 zł miesięcznie). Przez 14 dni korzystasz za darmo (cennik).

Przyda się zespołom sprzedaży, które w ważnych mailach wysyłają oferty albo wyceny.

Programy do śledzenia maili w tabeli

Jak wybrać program do śledzenia maili

• Gdzie piszesz maile. W Apple Mail działa tylko Mailbutler. W Outlooku możesz użyć Yesware, HubSpota, Mailbutlera albo dodatku Mailsuite (więcej we wpisie programy do śledzenia e-maili w Outlooku). W Gmailu działa każde z tych narzędzi.

• Czego chcesz się dowiedzieć. Żeby zdecydować, kiedy się przypomnieć, zwykle wystarczy informacja o otwarciu i kliknięciu. Jeśli wysyłasz pliki, sprawdź, co narzędzie o nich zapisuje: Yesware pokazuje otwarcia załączników, HubSpot pobrania dokumentów, a Mailsuite i Sellizer czas spędzony na poszczególnych stronach.

• Gdzie mają trafiać dane. Jeśli zespół pracuje w HubSpocie, śledzenie w HubSpocie zapisuje aktywność od razu w CRM-ie i nie trzeba jej przepisywać ręcznie. Streak trzyma wszystko w Gmailu.

• Jak płacisz. Większość narzędzi liczy opłatę od użytkownika, Mixmax od liczby odbiorców. Darmowe plany mają ograniczenia: Mailtrack zapisuje tylko pierwsze otwarcie, Yesware pokazuje ostatnie 24 godziny.

Kiedy samo otwarcie maila nie wystarczy

Przy ofercie samo otwarcie maila niewiele mówi. Klient może otworzyć wiadomość, przeczytać dwie linijki i w ogóle nie zajrzeć do załączonego PDF-a. Może też od razu przesłać go osobie, która decyduje. Śledzony link do oferty pokazuje, kto otworzył dokument, kiedy i ile czasu spędził na każdej stronie. Działa też u odbiorców korzystających z Apple Mail, bo według Apple Ochrona prywatności w Poczcie nie obejmuje linków. Takie linki tworzy oprogramowanie do śledzenia ofert, a dzięki śledzeniu PDF każdy plik PDF zamienisz w taki link.